Resposta direta: o Fator R é a razão entre a folha de pagamento, incluído o pró-labore, e a receita bruta dos últimos 12 meses. A partir de 28%, atividades intelectuais do Simples podem ser tributadas pelo Anexo III, cuja alíquota inicial é 6%, no lugar do Anexo V, que começa em 15,5%. A diferença justifica planejar a remuneração dos sócios com critério.
Como a conta funciona
Todo mês, o cálculo olha para trás: soma-se a folha dos últimos 12 meses, incluindo pró-labore e encargos, e divide-se pela receita bruta do mesmo período. Resultado igual ou superior a 28% enquadra a atividade no Anexo III naquele mês; abaixo disso, vale o Anexo V.
Por ser uma régua móvel, o Fator R exige acompanhamento contínuo. Um trimestre de faturamento alto com folha parada pode derrubar o índice e devolver a empresa ao anexo mais caro sem que ninguém perceba.
O papel do pró-labore
Para empresas enxutas, de um ou dois sócios, o pró-labore costuma ser o único componente relevante da folha. Definir o valor é uma decisão de três pontas: o efeito no Fator R, o INSS que incide sobre a remuneração e o caixa disponível.
Subir o pró-labore só para alcançar os 28% nem sempre compensa: o custo previdenciário pode consumir parte do ganho tributário. A resposta correta é numérica, e muda de empresa para empresa.
O que fazer com isso
Se você presta serviço intelectual pelo Simples, três verificações valem o seu tempo: em qual anexo a atividade está sendo tributada hoje, qual é o Fator R dos últimos 12 meses e o que aconteceria com a alíquota se a folha mudasse.
Essa análise faz parte do planejamento tributário da Ápice, sempre com base na LC 123/2006 e nos valores vigentes. Números do seu caso primeiro; regra geral, nunca sozinha.